PRIVACY e POSTA ELETTRONICA
per utilizzare la posta elettronica aziendale è necessario tenere conto delle prescrizioni del Garante della Privacy.
Le proponiamo una sintesi di quanto richiede l'Autorità Garante e una traccia di quanto potrà esserLe utile integrare nel regolamento informatico interno.
I riferimenti giuridici
La posta elettronica aziendale giuridicamente è equiparabile alla posta elettronica ordinaria. Solo che a differenza di quest'ultima può facilmente essere oggetto di condivisione o di allocazione su apposito server di gestione.
Partendo da questo presupposto, l'Autorità Garante in materia di privacy ha emanato il provvedimento denominato:
Linee Guida per posta elettronica ed internet.
Tale provvedimento dispone che le aziende adottino un regolamento informatico interno qualora intendano evitare problematiche di privacy connesse ad un uso talvolta promiscuo della posta elettronica, o comunque una gestione della medesima che non risponda pienamente ai principi in materia di privacy.
Se da una parte infatti è certo che la casella di posta elettronica di cui può far uso un dipendente non possa essere utilizzata per uso personale in caso di espressa consegna a titolo aziendale, dall'altro ci sono comunque delle regole da rispettare "reciprocamente" tra datore di lavoro e dipendente in relazione alla predetta casella.
In particolare il Garante ha stabilito l'onere a carico del datore di lavoro di mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema, di agevole utilizzo, che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze (ad es., per ferie o attività di lavoro fuori sede), messaggi di risposta contenenti le "coordinate" (anche elettroniche o telefoniche) di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura.
Nel caso di storicizzazione della posta elettronica sul server centrale, tale modalità deve essere preventivamente comunicata al dipendente al fine di evitare che si creino spiacevoli situazioni in materia di preservazione privacy e tutela della posta elettronica.
Il consiglio dell'avvocato
È dunque opportuno inserire nel regolamento informatico interno un apposito passaggio di cui di seguito si fornisce un esempio:
Le caselle di posta elettronica date in uso all’utente sono destinate
ad un utilizzo di tipo esclusivamente aziendale.
Si rappresenta che:
a) non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica, o che costituiscano comunque condotta illecita;
b) non è consentito l'utilizzo dell'indirizzo di posta elettronica aziendale per la partecipazione a dibattiti, forum, newsletter o mailing list, non attinenti l'attività lavorativa.
In caso di assenza programmata il Responsabile del settore cui appartiene l'utente, provvederà a dare comunicazione al Responsabile/Titolare affinché avvenga il reindirizzamento ad email di altro collega o superiore appartenente al medesimo settore.
Buon lavoro e al prossimo consiglio
MODULISTICA ICI 2010
Per facilitarVi l'approvvigionamento della Modulistica UNICO-ICI-VARIE per il 2010, Vi è stata inviata Scheda Richiesta Moduli, da ritornarci debitamente compilata e sottoscritta per conferma d'ordine